1. 目的・背景
現在、取引先200社（うちStrategic / Growth アカウント50社）への情報共有において、以下の課題が発生しています。
• 手間: メールでのファイル送付、リンク案内、誤送信リスクの発生。
• 検索性: 顧客が過去の資料（スペック表、画像素材など）を探せず、営業への問い合わせが重複。
これらを解決し、「顧客自身が必要な情報を24時間取り出せる場所」を提供することで、営業工数の削減と顧客満足度の向上を目指します。
2. 実現するシステム概要
「お客様専用の会員制ポータルサイト」を構築します。
Notionで管理している情報をWebサイト化し、Google Drive内のファイルを安全に共有します。
主な機能
1. ブランド別情報の自動出し分け（200社全店向け）
◦ 顧客がログインすると、「自社が扱っているブランド」の情報だけが表示されます。
◦ 無関係なブランドのニュースやスペック表は表示されないため、迷わせません。
2. VIP(Strategic / Growthアカウント)専用の「個室」ページ（注力アカウント向け）
◦ 特定の取引先には専用ページが表示され、そこだけで「見積書」「契約書」「商談議事録」「提案資料」を共有します。
3. パスワード管理不要のセキュリティ
◦ 顧客は「社用メールアドレス」のみでログイン可能です（ID/PASS管理不要）。
◦ 社員が退職してメールが使えなくなれば、自動的にサイトにも入れなくなるため、管理の手間がゼロになります。
3. 業務フローの変化 (Before / After)
項目 | 業務これまで (Before) | 導入後 (After) |
新商品の案内 | メールにファイルを添付し、対象顧客をリストから選んで送信。 | Notionに情報を登録し、タグ（Brand Aなど）を付けるだけ。対象者に自動で表示。 |
資料の更新 | 「修正版」を再送付。どれが最新かわからなくなる。 | Google Driveを上書きするだけ。URLは変わらず常に最新。 |
顧客からの質問 | 各営業担当にバラバラにメールや電話が来る。 | サイト内のフォームから送信。営業チームのGoogle Chatに「〇〇社の田中様から」と通知が届く。 |
閲覧権限管理 | 退職者が出るたびにパスワード変更・通知。 | 何もしなくて良い。（顧客側のメール削除と連動して遮断） |
• Q. 誰が見たかわかる？
◦ A. わかります。サイトへのログイン履歴に加え、重要なファイル（見積書など）はGoogle Driveのログで「誰がいつ開いたか」を追跡可能です。
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